La busta paga,cedolino o prospetto paga è un documento fondamentale per il lavoratore dipendente, perché contiene tutte le informazioni relative alla retribuzione, alle trattenute fiscali e previdenziali, e ai contributi versati. Il datore di lavoro è quindi tenuto a consegnare la busta paga al dipendente entro certi termini e precise modalità indicate nella la legge n.4 del 5 gennaio 1953.
In questo articolo approfondiremo i diversi formati consentiti dalla legge che dall'unica e tradizionale consegna a mano cartacea, con l'avvento del digitale, si sono naturalmente diversificati. È piuttosto diffusa l'idea che esista una sola modalità di consegna più corretta di altre. In realtà il nostro ordinamento accetta e considera alternative tra loro, diverse possibilità a patto che sia sempre possibile verificare l'effettiva avvenuta consegna e che il lavoratore sia sempre messo nella condizione di stampare il documento. Come possiamo consegnare o ricevere le buste paga?
Le modalità valide consentite sono:
- Consegna a mano
- Consegna via PEC
- Consegna via email
- Consegna sul sito web dell'azienda
Vediamole singolarmente nel dettaglio.
Consegna a mano
Questa è sicuramente la forma più tradizionale, e prevede che il datore di lavoro o chi pe lui consegni personalmente la busta paga cartacea al dipendente. La presa visione e l'accettazione del documento, in questo caso, vengono assicurate tramite la firma del dipendente per ricevuta sulla copia che l'azienda deve conservare.
✔ Pro:\ Garantisce la consegna effettiva della busta paga al dipendente. È la modalità più semplice e immediata.
✘ Contro:\ Può essere poco pratica, se il dipendente non è presente in azienda entro i limiti di tempo previsti per la consegna. Può richiedere un impegno di tempo da parte del datore di lavoro o del dipendente.
Consegna via PEC
Il cedolino paga può essere inviato al dipendente tramite posta elettronica certificata. In questo caso, la PEC è un mezzo idoneo di consegna, e il datore di lavoro non è tenuto a conservare la copia cartacea.
✔Pro:\ Garantisce la consegna effettiva della busta paga al dipendente. È una modalità sicura e affidabile. È efficiente e veloce.
✘ Contro:\ Richiede che il dipendente abbia una PEC. In caso di mancato recapito della busta paga, il datore di lavoro dovrà inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Consegna via email
Con l’interpello n. 1 del 2008, il Ministero del Lavoro ha chiarito che oltre alla PEC, è possibile inviare il prospetto paga all’indirizzo di posta elettronica ordinaria. In questo caso, il datore di lavoro deve adottare strumenti che consentano di dimostrare la consegna avvenuta, come l'invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno o la firma digitale.
✔Pro:\ È una modalità semplice e immediata. È una modalità economica che ogni dipendente può permettersi.
✘ Contro:\ Non garantisce la consegna effettiva della busta paga al dipendente. In caso di mancato recapito della busta paga, il datore di lavoro dovrà impegnare tempo per adottare strumenti che consentano di dimostrare la consegna avvenuta.
Consegna sul sito web dell'azienda
il datore di lavoro può rendere disponibile la busta paga sul proprio sito web o app dedicata. Dokum, la nostra soluzione per la consegna e la conservazione digitale dei cedolini, rientra proprio in questa ultima categoria. In questo caso, il dipendente può accedere con qualsiasi dispositivo alla pagina web con le proprie credenziali, visualizzare e scaricare la busta paga in formato elettronico.
✔Pro:\ È la modalità più efficiente e veloce se si hanno più dipendenti È la modalità che più di altre riesce a garantire protezione dei dati personali
✘ Contro:\ Il dipendente deve poter avere accesso a internet e alle sue credenziali per utilizzare il servizio.
Conclusioni
La modalità di consegna della busta paga è una scelta che spetta al datore di lavoro, a patto che sia sempre possibile verificare l'effettiva avvenuta consegna e che il lavoratore sia sempre messo nella condizione di stampare il documento.\ Ogni strumento ha degli aspetti positivi. È importante valutare attentamente la soluzione più adatta tenendo conto delle esigenze del datore di lavoro e dei dipendenti, e delle caratteristiche specifiche dell'azienda prima di prendere una decisione.