L'archiviazione digitale dei documenti si riferisce generalmente alla creazione e conservazione digitale delle informazioni. In questo processo si distinguono due attività. Mentre i documenti cartacei già esistenti vengono scannerizzati o fotografati, le nuove informazioni sono prodotte direttamente in formato digitale tramite software specifici pronti per l'archiviazione su appositi supporti informatici come hard disk, chiavette usb e server. In questo articolo approfondiamo alcuni aspetti positivi che l'adozione di un archivio digitale può portare in una PMI.
5 motivi per passare ad un archivio digitale
- Efficienza e accessibilità
- Riduzione dello spazio fisico
- Sicurezza e protezione
- Condivisione e collaborazione semplificate
- Automazione dei processi
Efficienza e accessibilità: Gli strumenti di archiviazione documentale digitale consentono di organizzare e gestire i documenti in modo efficiente. Puoi creare una struttura di archiviazione digitale ben definita, con una facile indicizzazione e ricerca dei documenti. Inoltre, avrai accesso immediato ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, senza dover cercare manualmente tra pile di documenti fisici.
Riduzione dello spazio fisico l'archiviazione digitale elimina la necessità di occupare spazio fisico per conservare documenti cartacei. Questo significa meno bisogno di armadi, scaffali o spazi dedicati alla conservazione dei documenti. L'archiviazione digitale ti consente di liberare spazio fisico, che può essere utilizzato per altri scopi o addirittura ridurre i costi di locazione.
Sicurezza e protezione Gli strumenti di archiviazione documentale digitale offrono opzioni avanzate di sicurezza e protezione per i tuoi documenti. Puoi stabilire livelli di accesso e autorizzazioni per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti. Inoltre, i documenti digitali possono essere facilmente copiati e archiviati in backup per garantire la loro protezione da eventi catastrofici come incendi, alluvioni o furti.
Condivisione e collaborazione semplificate L'archiviazione documentale digitale facilita la condivisione e la collaborazione sui documenti. Puoi condividere facilmente i documenti con colleghi, clienti o collaboratori esterni attraverso link o autorizzazioni di accesso. Inoltre, molti strumenti offrono funzionalità di revisione e tracciamento delle modifiche, consentendo una collaborazione più efficiente ed evitando la confusione legata alla gestione di molteplici versioni dei documenti.
Automazione dei processi Gli strumenti di archiviazione documentale digitale possono essere integrati con altre soluzioni aziendali, come i sistemi di gestione dei processi aziendali (BPM). Ciò consente di automatizzare i flussi di lavoro e semplificare i processi legati alla gestione dei documenti. Ad esempio, puoi creare regole per l'archiviazione automatica dei documenti, assegnare compiti specifici alle persone coinvolte o avviare azioni successive in base a eventi specifici.
Come iniziare?
La DEMATERIALIZZAZIONE è quel processo che CONVERTE in digitali i DOCUMENTI cartacei per poterli conservare più agilmente. Si tratta di un'operazione che trasforma un documento fisico già esistente in qualcosa di digitale grazie a strumenti ormai di uso comune come scanner o smartphone.
La DIGITALIZZAZIONE è quel processo che TRASFORMA i PROCESSI in modo che si producano fin da subito documenti già dematerializzati. In questo caso oltre al pc o lo smartphone entrano in campo anche i software e l'implementazione di una serie di attività che coinvolgono direttamente le persone.
Chiariti questi due concetti, dovrebbe risultare più evidente che non si tratta di opzioni esclusive ma di azioni complementari che colpiscono il problema dello spreco su piani diversi: da un lato si dematerializza il cartaceo già esistente per renderlo accessibile con dispositivi digitali e dall'altro si evita di produrne ancora. Siamo certi che questi termini non vi suoneranno del tutto nuovi, circolano dal 2005 e ne avrete sicuramente sentito parlare. A questo punto, 18 anni dopo e in un modo ideale, avremmo già dovuto avere scrivanie libere e molte meno stampanti in giro. Niente di tutto questo è successo e le aziende o gli enti della PA che possono vantare la nomina di paperless non sono molte. Cosa non sta funzionando?
Once your mindset changes, everything on the outside will change along with it. (Steve Maraboli)
Oltre alla dematerializzazione è necessario entrare nel mindset dell'agire digitale cioè la produzione di qualcosa che possa essere fin da subito condiviso, visualizzato e modificato senza essere stampato. Un esempio lampante dell'interpretazione distorta di questo concetto lo abbiamo avuto sotto gli occhi per parecchio tempo con i menu dei ristoranti associati ai QR code. Quello che è stato fatto (e continua a verificarsi in moltissimi casi) è collegare il menu in formato pdf a un codice QR scansionabile con un dispositivo. I clienti si ritrovano zoomare in continuazione un documento senza poterlo navigare. Dopo 3 anni dall'evento pandemico che ha cambiato per sempre la nostra mentalità sotto molti aspetti, sono tantissimi i prodotti software in circolazione che permettono al cliente di visualizzare agevolmente il menu e al ristoratore di aggiornarlo in una manciata di secondi (ne abbiamo sviluppato uno anche noi), eppure sono migliaia i ristoranti che restano con il pdf. In altre parole, si è dematerializzato ma non digitalizzato.
Abbattere lo spreco di carta e ottimizzare i processi
Nelle varie aree operative aziendali la situazione non è migliore. Si sono automatizzati molti passaggi grazie all'introduzione dei software gestionali, ma il risultato spesso è una digitalizzazione dei processi a macchia di leopardo in cui prima o dopo, si finisce con lo stampare il documento senza riuscire veramente a mantenersi paperless dall'inizio alla fine.
Tralasciano le tipologie di documenti per le quali è obbligatoria la conservazione cartacea, abbiamo notato che c'è una conoscenza scarsa e superficiale dei tools digitali gratuiti a disposizione. Dalla funzione compila e firma dei pdf in Acrobat Reader all'ambiente condiviso di creazione di moduli e documenti digitali di Google fino alle soluzioni di gestione documentale studiate appositamente per condividere dati sensibili aziendali.
Entrare nell'ottica digitale della gestione documentale è un percorso che richiede un cambio di abitudini da parte dell'intero team e il supporto di professionisti che possono sviluppare la strategia e gli strumenti software più adatti al caso.